yangdialami oleh tokoh dalam cerita. 3. Rising Action (Menuju Konflik) Berisi peristiwa yang isinya berupa peningkatan masalah atau kesukaran yang dialami oleh tokoh. 4. Turning Point ( Puncak Konflik) Sering disebut juga sebagai klimaks. Bagian ini biasanya berisi penentuan dari nasib tokoh setelah mengalami berbagai persoalan dalam cerita. 5. Kemudahankemudahan yang dapat dirasakan apabila menggunakan arsip elektronik menurut Sugiarto adalah sebagai berikut: 1. Mudah dioperasikan. Di dalam komputer terdapat program-program yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Konsep ini biasa dikenal dengan istilah Human Computer Interactive. 3Masalah Kulit Wajah Yang Paling Sering Dialami Wanita Travel Guide; A Chat With; Brides; Promotions; Hair & beauty 2016-05-13 by: Tika Firliana. 3 Masalah Kulit Wajah Wanita dan Cara Mengatasinya; Bagi banyak orang, jerawat merupakan masalah kronis yang tidak dapat hilang sepenuhnya dalam waktu seminggu dan membutuhkan terapi jangka Departemendepartemen, angkatan dan para pemimpin partai politik Nasakom. Penilai terhadap pelaksanaan Demokrasi Terpimpin yang dilaksanakan oleh Presiden Soekarno pertama kali muncul dari M. Hatta, melalui tulisannya dalam Majalah Islam Panji Masyarakat pada tahun 1960 yang berjudul "demokrasi kita". Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya. • PENUTUP. FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN ISU STRATEGIS NASIONAL • JUDUL: - Judul diharapkan dapat mencerminkan SITUASI PROBLEMATIK ditingkat Nasional yang AKTUAL dan masuk dalam Program Kerja Kabinet sekarang yang sedang berjalan. Vay Tiền Online Chuyển Khoản Ngay. A. Masalah pokok dalam kearsipan 1. Pendapat-pendapat beberapa ahli a. Menurut Drs. Moekijat Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu 1 Dipergunakan sistem pengolahan klasifikasi yang salah 2 Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas. 3 Pegawai-pegawai yang tidak terlatih 4 Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu 5 Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat. 6 Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan 7 Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya. b. Menurut Drs. E. Martono Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain 1 Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang. 2 Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat. 3 Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah 4 Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang. 5 Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat. 6 Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih. c. Menurut Drs. The Liang Gie Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut 1 Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi. 2 Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. 3 Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi. 4 Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur. d. Menurut Drs. Aw. Widjaya Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain 1 Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip. 2 Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. 3 Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. 4 Tata kerja dan peralatan tak berkembang out of date, tak mengikuti perkembangan zaman up to date karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan. Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan. b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan. c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi. d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama. e. Penyusunan arsip secara serampangan. f. Petugas arsip kurang terampil. B. Cara Pemecahan Masalah Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut 1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu a. System abjad alphabetic system b. System masalah subject system c. System tanggal chronologi system d. System wilayah geographic system e. System nomer numberic system 2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat. 3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air. b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip. c. Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran. d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. 4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat a. Ruangan yang tepat luas, suhu, kelembaban dll b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll. c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb. d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari. e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb. 5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. 6. Penyelenggaraan penyusutan warkat Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan. Manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip berupa dokumen atau surat secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga arsip tersebut mudah ditemukan, aman dan terjaga dengan baik. Manajemen kearsipan berupa kegiatan yang berhubungan dengan siklus hidup arsip mulai dari tahap penciptaan arsip, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan kearsipan merupakan seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun lain dari manajemen kearsipan adalah serangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-dokumen yang dilakukan oleh pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna tidak disimpan, sedangkan dokumen yang bernilai benar-benar terpelihara dan Manajemen Kearsipan Berikut definisi dan pengertian manajemen kearsipan records management dari beberapa sumber buku Menurut Priansa, dkk 2013, manajemen kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sayuti 2013, manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen arsip penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga bila diperlukan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Menurut Soebroto 2003, manajemen kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Menurut Sugiarto 2015, manajemen kearsipan adalah dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas tersebut dapat diketemukan kembali bila Manajemen Kearsipan Menurut Sugiarto 2015, terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan manajemen kearsipan yang baik, yaitu sebagai berikut Kepadatan. Faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan penyimpanan arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor. Mudah dicapai. Aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan arsip. File kabinet/almari penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat diwujudkan. Kesederhanaan. Faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem penataan arsip dapat di mengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pengawas pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus mencarinya. Keamanan. Faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek keamanan. Kehematan. Faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainya. Elastisitas. Faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan dimasa yang akan dokumen seminimalnya. Faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala heading.Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun has demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara Lingkup Manajemen Kearsipan Menurut Sedarmayanti 2008, ruang lingkup dalam manajemen kearsipan dibagi menjadi beberapa tahapan, penjelasannya adalah sebagai berikuta. Penciptaan Arsip Tahap penciptaan arsip yaitu tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pelanggan tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang. Tahap penciptaan meliputi beberapa sub, yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen pelaporan, sistem informasi manajemen dan Penggunaan Arsip Tahap penggunaan arsip yaitu arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis yaitu masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif frekuensi penggunaan masih sangat tinggi dan arsip dinamis inaktif frekuensi penggunaan menurun. Tahap penggunaan meliputi filling system, penemuan kembali, pengurusan surat, program arsip vital dan pengelolaan pusat Pemeliharaan/Perlindungan Arsip Tahap pemeliharaan/perlindungan arsip yaitu Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak Pemusnahan Arsip Tahap pemusnahan arsip yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut diharuskan. Pemusnahan yang dilakukan dalam satuan kerja unit pengolahan dalam lingkungan organisasi menyangkut arsip-arsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengolah, khususnya yang menyangkut surat-surat rutin biasa seperti undangan dan sejenisnya. Pemusnahan arsip harus melakukan ketentuan sebagai berikut pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan, diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang, pemusnahan dilakukan dengan berita acara Manajemen Kearsipan Menurut Sedarmayanti 2008, dalam penyimpanan, pengorganisasian dan pengelolaan arsip dibagi menjadi tiga jenis asas pengorganisasian, yaitu sebagai berikuta. Asas Sentralisasi Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau asas sentralisasi adalah Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh. Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan. Memudahkan pelaksanaan perawatan dan asas sentralisasi adalah Dapat menimbulkan keterlambatan di dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa unit kemungkinan meminta arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau kurang sistematik. Terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang Asas Desentralisasi Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus. Keuntungan asas desentralisasi adalah arsip yang dibutuhkan, akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit. Sedangkan kerugian asas desentralisasi adalah pengawasan agak sulit dilakukan dan lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi. Misalnya untuk arsip yang bersifat umum dibutuhkan oleh semua unit, simpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing Penyimpanan Arsip Penyimpanan arsip prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap, yaitu caption dari arsip yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu sehingga mudah dikelompokkan dan dicari di kemudian hari. Menurut Gie 2009, sistem penyimpanan arsip dapat dikelompokkan dalam lima jenis, yaitu sebagai berikuta. Penyimpanan menurut Abjad Alphabetic filling Pada penyimpanan ini, arsip-arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dalam surat-menyurat antara sebuah perusahaan dengan para langganannya misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari para langganan itu disimpan menurut urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat Penyimpanan menurut pokok soal Subject filling Arsip-arsip dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu di bawah judul iklan. Demikian pula misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupa perkataan tanah. Arsip-arsip yang telah dikelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan Penyimpanan menurut wilayah Geographic filling Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan atau menurut wilayah provinsi Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta. Sebuah penerbit majalah yang mempunyai langganan di seluruh Indonesia, dapat umpamanya menyimpan surat-menyurat dengan para langganan itu menurut kota-kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dipakai pula sistem abjad untuk mengatur urutan-urutan nama-nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian Penyimpanan menurut nomor Numeric filling Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah Penyimpanan menurut tanggal Chronological filling Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan arsip-arsip ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap arsip itu. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip-arsip yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat Kecermatan Kearsipan Rasio kecermatan kearsipan adalah rumus yang menghitung efektivitas manajemen kearsipan yang telah dilakukan. Menurut Amsyah 2005, rasio kecermatan kearsipan dihitung dengan rumus berikutMisalnya untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan arsip dapat ditemukan, rasio kecermatannya adalah 0,1%. Untuk sistem penyimpanan yang sempurna, rasio kecermatan atau angka-kecermatan niscaya tidak akan lebih dari 0,5%. Angka yang mencapai 3% atau lebih mengisyaratkan agar bisnis mengadakan perbaikan pengelolaan arsipnya, yang mencakup sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang dipergunakan, keterampilan personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijaksanaan pemindahan dan pemusnahan PustakaPriansa, dan Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung R. 2011. Pengelolaan Arsip. Jakarta Agus. 2015. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta Gava 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung Ilham The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta Gramedia Pustaka Utama. Ketika seseorang membicarakan mengenai dokumen atau kumpulan dokumen, pasti tak lepas dari arsip dan kearsipan. Arsip dan kearsipan adalah dua hal yang tak bisa dipisahkan atau istilahnya selalu berhubungan. Apalagi jika menyangkut masalah perkantoran dan perusahaan, arsip dan kearsipan akan selalu berjalan beriringan dengan memiliki manfaat tersendiri. Tetapi, apa itu pengertian arsip dan kearsipan? Apakah perbedaan antara keduanya? Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai apa itu pengertian arsip dan kearsipan, Anda bisa menyimak berbagai penjelasan lengkap mengenai arsip dan kearsipan di bawah ini. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai pengertian arsip, pengertian arsip menurut para ahli, pengertian kearsipan, perbedaan arsip dan kearsipan, dan apa saja manfaat dari arsip itu sendiri. Apa itu Arsip? Arsip dapat diartikan sebagai catatan rekaman kegiatan atau sebagai sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang disusun dan dibuat oleh suatu lembaga, instansi, organisasi, atau bahkan perseorangan dalam rangka melaksanakan kegiatan. Arsip dalam hal ini dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya. Arsip ini menjadi hal yang sangat penting karena dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan juga keputusan. Sehingga dengan adanya pengembangan teknologi, berbagai jenis dokumen baik itu dalam bentuk digital, audio, dan juga video dapat dikembangkan oleh teknologi dan lebih memudahkan penggunanya. Kata arsip diambil dari bahasa Yunani “Arche” yang memiliki makna yaitu fungsi atau kekuasaan hukum. Selain itu, arsip juga diambil dari bahasa Inggris “Archive” yang artinya tempat atau dokumen. Sehingga dengan demikian, maka arsip ini didefinisikan sebagai kumpulan berbagai surat atau berbagai Katalog Buku Deepublish untuk Keperluan Perpustakaan Kampus dan Sekolahan Anda Download Katalog Berdasarkan pada Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau sebuah peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi, informasi, dan juga komunikasi yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya. Jadi, secara umum pengertian arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf yang memiliki arti dan juga tujuan tertentu untuk dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang prosesnya direkam dalam berbagai media, misalnya media komputer, kertas, atau kertas film. Arsip memiliki arti dan pengertian yang berbeda dengan bahan pustaka yang ada di perpustakaan tertentu. Hal ini karena arsip harus lebih autentik dan dapat dipercaya sebagai suatu barang bukti yang sah, memiliki informasi secara utuh, dan memiliki asal-usul aturan yang valid. Baca juga Arsip Digital Adalah Pengertian Arsip Menurut Para Ahli Setelah mengetahui pengertian arsip secara umum dan juga bahasa, Anda juga harus mengetahui bahwa ada beberapa ahli yang menyampaikan pendapat atau pandangannya mengenai arsip. Berikut adalah pengertian arsip menurut para ahli. 1. Lembaga Administrasi Negara Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, micro film, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. 2. Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI Arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa lalu yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan biasanya akan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi. 3. Ensiklopedi Administrasi Menurut ensiklopedi administrasi, pengertian arsip adalah kumpulan warkat dari suatu organisasi kenegaraan maupun badan swasta yang diadakan dalam suatu penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut akan dinilai berharga untuk disimpan secara permanen untuk suatu keperluan tertentu. 4. Agus Sugiarto Agus Sugiarto memiliki pendapat bahwa pengertian arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat. 5. Wursanto Menurut Wursanto, arsip adalah suatu aktivitas pengaturan atau pengurusan arsip dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu agar seluruh arsip bisa ditemukan kembali secara cepat dan mudah jika suatu waktu dibutuhkan. 6. Sularso Mulyono Sularso Mulyono menyampaikan gagasannya bahwa pengertian dari arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sehingga setiap kertasnya bisa ditemukan dengan cepat dan mudah jika waktunya dibutuhkan. 7. The Liang Gie The Liang Gie mengungkapkan pendapat bahwa arsip adalah kumpulan atau himpunan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur karena memiliki nilai suatu fungsi agar setiap kali dibutuhkan, bisa ditemukan kembali dengan cepat. 8. Yohannes Suraja Pengertian arsip menurut Yohannes Suraja adalah suatu catatan atau naskah yang dibuat dan juga diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan, atau swasta terkait suatu hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam bentuk apapun, baik itu berkelompok, individu, yang mempunyai kegunaan tertentu, serta disimpan secara sistematis agar bila diperlukan bisa disajikan kembali dengan cepat dan mudah. Pengertian Kearsipan Berbeda dengan arsip yang sudah kita ketahui pengertiannya, kearsipan merupakan tata cara pengurusan penyimpanan warkat dan menurut aturan serta prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Kearsipan berasal dari bahasa Inggris “filling” yang artinya adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip atau file mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan dan pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk memusnahkan arsip dengan kriteria tertentu. Baca juga 4 Kendala Dalam Pengadaan Buku dan Cara Mengatasinya Perbedaan Arsip dan Kearsipan Setelah memahami pengertian dari arsip dan kearsipan, keduanya memiliki arti yang hampir sama. Akan tetapi, ada perbedaan antara arsip dan kearsipan. Perlu diketahui, arsip memiliki sifat yaitu bisa diterima oleh banyak kalangan, baik itu secara resmi atau personal. Sedangkan kearsipan merupakan cara untuk mengatur atau menyusun arsip-arsip yang telah diterima banyak kalangan. Dengan adanya kearsipan tersebut, maka tujuan pencarian arsip akan lebih mudah dilakukan, apalagi ketika seseorang membutuhkan untuk mencari informasi yang mana proses pencarian harus dilakukan. Arsip dan kearsipan juga dapat dibedakan berdasarkan pemahaman bahwa arsip merupakan media atau barang, sedangkan kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah dilakukan. Untuk lebih tau mendalami masalah arsip, silakan baca Pengertian Arsip dan Fungsinya Manfaat Arsip Arsip memiliki fungsi atau manfaat yaitu sebagai suatu alat pencari informasi atau alat bukti yang digunakan untuk masa depan. Akan tetapi lebih dari itu, ada berbagai manfaat arsip yang dibagi menjadi dua, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder. 1. Fungsi Primer Fungsi arsip berdasarkan kepentingannya adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atau setelah kegiatan pengarsipan selesai, yang mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, dan nilai guna administrasi, serta nilai guna teknologi dan ilmiah. 2. Fungsi Sekunder Fungsi sekunder arsip adalah dapat digunakan untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai alat bukti pertanggungjawaban yang termasuk di dalam nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi. Ringkasan Singkat Dengan pengertian dan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang menyajikan informasi terkait suatu tempat, organisasi, atau lembaga yang dijadikan sebagai alat untuk menyimpan dan mengatur catatan organisasi. Sementara itu kearsipan merupakan cara untuk mengatur dan juga menyusun berbagai kumpulan arsip tersebut agar dapat diterima dan digunakan oleh banyak masyarakat sesuai dengan fungsinya. Sebuah lembaga maupun perusahaan harus bisa menyimpan dokumen atau arsip penting dengan baik. Arsip tersebut memiliki banyak kegunaan, baik berhubungan langsung dengan pekerjaan yang sedang dilakukan maupun tidak. Kearsipan merupakan bentuk dari pertanggungjawaban perusahaan yang berisi setiap kegiatan yang telah dilakukan di perusahaan. Untuk mengurus kearsipan dengan baik, umumnya terdapat orang profesional yang secara khusus mengatur arsip-arsip penting di perusahaan maupun lembaga. Definisi Kearsipan Administrasi kearsipan merupakan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan bidang penyimpanan dokumen maupun surat. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan proses pencatatan, penerimaan, pengiriman, penyingkiran, serta pemusnahan suatu surat. Sementara itu, arsip merupakan catatan dalam bentuk warkat yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, maupun gambar yang mempunyai tujuan atau makna sebagai bahan informasi serta komunikasi. Arsip tidak bisa disimpan secara sembarangan terdapat prosedur yang tepat dalam penyimpanan suatu arsip. Terdapat dua macam penyimpanan arsip, yaitu penyimpanan arsip sementara atau file pending dan penyimpanan tetap atau permanent file. Kearsipan memiliki peran sebagai pusat informasi yang dapat membantu seseorang mengingat suatu naskah tertentu. Kearsipan juga merupakan tempat untuk dokumentasi arsip. Arsip dapat dipakai oleh pimpinan perusahaan untuk mengambil suatu keputusan dengan tepat mengenai masalah yang sedang terjadi. Kearsipan memiliki banyak tujuan penting dalam pelaksanaannya. Berikut tujuan kearsipan, yaitu Kearsipan digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dari perusahaan atas pelaksanaan serta pengelolaan suatu usaha. Kearsipan ada supaya setiap bidang kerja dalam perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang sudah tidak terpakai. Kearsipan akan memelihara arsip supaya tetap aman dan teratur. Apabila memerlukan arsip, bisa ditemukan dengan waktu yang cepat. Kearsipan akan menjaga kerahasiaan dari suatu arsip. Arsip dapat terjaga kelestariannya dengan baik. Fungsi Arsip Setiap perusahaan harus memiliki arsip yang tercatat dengan baik sebagai bentuk dokumentasi yang jelas. Arsip dapat digunakan untuk membantu pekerjaan yang sedang dilakukan saat ini maupun untuk kegiatan di masa depan yang memerlukan data-data terdahulu. Arsip memiliki fungsi yang cukup penting bagi suatu instansi. Fungsi arsip berdasarkan Drs. Anhar, yaitu Arsip adalah alat penyimpanan warkat. Arsip adalah alat bantuan untuk perpustakaan. Kearsipan merupakan penyimpanan secara teratur dan tetap untuk warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. Arsip sebagai penyimpanan warkat-warkat dari keputusan yang telah diambil. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan atau pelaksanaan. Arsip dinamis masih digunakan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari. Berdasarkan fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang masih bisa berubah baik dari segi nilai maupun arti. Berikut fungsi dari arsip dinamis berdasarkan fungsi serta kegunaan, yaitu Arsip aktif merupakan arsip yang masih bisa dipakai dalam berlangsungnya suatu pekerjaan. Arsip aktif masih bisa diperoleh di unit pengelola perusahaan pada masa transisi antara aktif dan inaktif. Arsip semi aktif merupakan arsip dari segi frekuensi, yang dimiliki mengenai penggunaan telah mengalami penurunan pada masa transisi antara aktif dengan inaktif. Arsip inaktif merupakan arsip yang jarang dipakai dalam aktivitas kerja sehari-hari dan biasa disebut juga sebagai arsip semi statis. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipakai secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Arsip statis adalah jenis arsip yang sudah tidak dipakai dalam aktivitas kerja suatu perusahaan secara langsung. Arsip statis adalah arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi secara khusus yang merupakan bahan pertanggungjawaban. Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip merupakan arsip dengan nilai yang didasari manfaat untuk kepentingan pemakaian arsip. Terdapat dua jenis nilai guna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Berikut penjelasan nilai guna primer dan nilai guna sekunder, yaitu 1. Nilai Guna Primer Nilai guna primer adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaan untuk pembuatan arsip. Nilai guna primer terdiri dari a. Nilai Guna Administrasi Nilai guna administrasi merupakan arsip yang digunakan sebagai kebijakan dan prosedur persyaratan saat terdapat suatu kegiatan. Hal tersebut hanya berlaku untuk organisasi yang membuat arsip. b. Nilai Guna Hukum Suatu arsip yang menjelaskan informasi dapat dipakai sebagai bahan untuk pembuktian dalam bidang hukum. Artinya, arsip memiliki hak dan kewajiban untuk jangka pendek atau jangka panjang bagi pegawai dari suatu instansi pemerintahan atau swasta yang ada di kontrak, sewa-menyewa, dan lainnya. c. Nilai Guna Keuangan Arsip dapat disebut memiliki nilai guna keuangan jika arsip mengandung setiap transaksi serta pertanggungjawaban keuangan. d. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi Arsip yang berisi data ilmiah serta teknologi dari hasil penelitian yang telah dilakukan. 2. Nilai Guna Sekunder Nilai guna sekunder adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaannya untuk keperluan perusahaan atau umum. Arsip dapat digunakan sebagai bahan bukti serta pertanggungjawaban dari suatu kegiatan. Nilai guna sekunder arsip meliputi a. Nilai Guna Kebuktian Arsip memiliki fungsi untuk memperlihatkan fakta serta keterangan yang dapat dipakai untuk menjelaskan perihal pendirian suatu instansi, pengembangan serta fungsi dan tugas, dan menjelaskan hasil dari suatu tugas yang dilakukan dalam suatu kegiatan. b. Nilai Guna Informasional Arsip yang berisi mengenai segala macam kepentingan untuk sejarah dan penelitian. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan perundang-undangan serta sudut hukum, terdapat dua jenis arsip yang juga tercatat dalam Depkes No. 43 Tahun 1971. Berikut penjelasan dari jenis-jenis arsip, yaitu 1. Arsip Otentik Arsip otentik adalah arsip yang membubuhkan tanda tangan asli dengan tinta. Hal ini berarti bahwa tanda tangan tersebut bukan film maupun fotokopi. Tanda tangan digunakan sebagai bukti tanda yang sah dari arsip tersebut. Arsip otentik dapat dipakai sebagai bentuk bukti hukum yang sah. 2. Arsip Tidak Otentik Arsip tidak otentik adalah jenis arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli menggunakan tinta. Arsip tidak otentik bisa merupakan arsip bentuk film, mikrofilm, fotokopi, jenis keluaran hasil print out komputer, serta media komputer seperti disket dan bentuk lainnya. Arsip adalah dokumen yang sangat penting dan harus disimpan secara baik. Arsip perusahaan yang berisi catatan penting perusahaan bisa digunakan sewaktu-waktu, ketika diperlukan sebagai bukti penting dari suatu kegiatan yang telah terjadi. - Arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan, kejadian, atau peristiwa yang disimpan dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan. Pemanfaatan arsip berguna dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan sesuatu yang mempelajari mengenai tata kelola arsip disebut dengan kearsipan. Dalam hal ini, terjadi proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan arsip agar dapat digunakan dan mudah dicari jika sewaktu-waktu dapat dimanfaatkan kembali. Asas Kearsipan, Kelebihan dan Kelemahannya Mengenai kearsipan, terdapat beberapa asas yang dipakai sebagai pedoman pengelolaan arsip. Mengutip dari Modul Kearsipan, asas dalam pengelolaan surat terbagi dalam tiga jenis, berikut Asas sentralisasiMerupakan asas dalam kegiatan pengelolaan surat yang mengatur surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat atau sentral. Asas ini juga disebut dengan asas satu pintu atau one door/gate policy. Asas ini mempermudah dalam pengendalian dan penelusuran arsip. Sebab pencatatan, penyampaian dan pengiriman dilakukan secara terpusat yang memungkinkan terjadinya keseragaman sistem bahkan prosedur. Asas sentralisasi adalah asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya berada dalam tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit Adanya keseragaman sistem dan prosedur. Potensi arsip hilang atau salah penyimpanan sangat kecil, karena arsip dikelola oleh tenaga profesional. Kemungkinan adanya duplikasi atau arsip ganda sangat kecil. Pemanfaatan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Pengawasan dan pelayanan menjadi lebih terorganisir. Kelemahan Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja. Bagi organisasi kantor yang bagiannya tidak berada dalam satu komplek dan terpisah-pisah, maka pelaksanaan asas ini kurang tepat. Unit kerja yang membutuhkan arsip akan lebih lama untuk mendapatkan arsip yang diperlukan karena harus. memenuhi serangkaian prosedur peminjaman. Petugas kearsipan belum tentu paham keseluruhan permasalahan unit kerja. Jika ada arsip yang hilang, maka dokumen akan hilang selamanya karena tidak ada duplikasi. 2. Asas desentralisasiMerupakan asas pengelolaan surat masuk maupun keluar yang sepenuhnya dilakukan masing-masing unit kerja dalam satuan organisasi. Setiap unit kerja memiliki tanggung jawab untuk melakukan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, serta pengiriman surat. Kelebihan Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan secara cepat. Karyawan akan lebih berwawasan dan memiliki pengetahuan luas mengenai kearsipan. Lebih menghemat waktu dan tenaga dalam penanganan dokumen. Kelemahan Terjadi ketidakseragaman prosedur dan standar penataan arsip. Pengawasan sulit dilakukan. Sering terjadi arsip double. Terjadi penumpukan arsip di ruang kerja. Rawan terjadi pemborosan biaya untuk kegiatan pemusnahan arsip, pembelian perlengkapan arsip, dan pelatihan petugas kearsipan. Pelayanan kurang memuaskan karena petugas kearsipan yang kurang kompeten dan profesional. 3. Asas kombinasi atau gabunganMerupakan gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Artinya sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan, sedangkan desentralisasi dalam sentral bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit. Kemudian, unit pengolah bertanggungjawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja. Kelebihan Adanya keseragaman prosedur dan sistem tata kerja. Proses kerja lancar. Terjadi efisiensi kerja di unit pengolah. Lebih mudah dalam pengendalian dan pengelolaannya. Kelemahan Karena dilakukan di dua tempat, peralatan yang digunakan menjadi lebih banyak dan beragam. Ada kemungkinan terjadinya arsip duplikat. Memerlukan jumlah tenaga kerja yang relatif banyak. Baca juga Cara Melihat Arsip Story Instagram di Android dan Iphone Mengenal Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI Tugas dan Fungsi - Pendidikan Kontributor Chyntia Dyah RahmadhaniPenulis Chyntia Dyah RahmadhaniEditor Dipna Videlia Putsanra

jelaskan 3 masalah dalam kearsipan dan cara mengatasinya